“Chín người mười ý”, mỗi người một ý muốn riêng, làm sao để gửi thư mời, giấy chứng nhận, hợp đồng lao động,… cho hàng trăm người mà không mất công chỉnh sửa từng cái một? Đừng lo, “thần chú” Mail Merge trong Word 2013 sẽ giúp bạn hô biến núi công việc ấy thành việc nhẹ như lông hồng! Cùng Playzone Hà Nội khám phá ngay tuyệt chiêu này nhé!
## Mail Merge trong Word 2013 là gì? Vì sao bạn nên “kết thân” với nó?
Tưởng tượng bạn là chủ một tiệm net “xịn sò” ở quận Cầu Giấy, Hà Nội, sắp tới tổ chức giải đấu game hoành tráng mừng khai trương. Bạn cần gửi thư mời đến hàng trăm game thủ “ruột” với thông tin cá nhân riêng biệt. Ngồi gõ từng cái tên, từng địa chỉ thì đến Tết Công Gô cũng chưa xong!
Đó là lúc “siêu anh hùng” Mail Merge xuất hiện! Nó là tính năng “thần thánh” trong Word 2013, cho phép bạn:
- Tạo văn bản “chuẩn” một lần duy nhất.
- Kết nối với nguồn dữ liệu chứa thông tin cá nhân (như Excel).
- Tự động điền thông tin vào đúng vị trí trong văn bản.
- In ấn hàng loạt nhanh chóng, chính xác, không lo sai sót.
Với Mail Merge, bạn chỉ cần nhấp chuột vài cái là có thể gửi thư mời, giấy chứng nhận, phiếu lương,… cho hàng trăm, thậm chí hàng nghìn người. Tiết kiệm thời gian, công sức, lại còn “ghi điểm” chuyên nghiệp nữa chứ!
## Bật mí cách sử dụng Mail Merge trong Word 2013 “dễ như ăn kẹo”
### Bước 1: “Trình làng” văn bản “chuẩn”
Mở Word 2013 lên và soạn thảo văn bản “chuẩn” của bạn, ví dụ như thư mời, hợp đồng, …
### Bước 2: “Triệu hồi” nguồn dữ liệu
Bạn có thể tạo nguồn dữ liệu mới hoặc sử dụng nguồn có sẵn (như file Excel). Nếu dùng Excel, hãy đảm bảo dữ liệu được sắp xếp gọn gàng, khoa học.
### Bước 3: “Kết nối” văn bản với nguồn dữ liệu
Trong tab Mailings, chọn Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. Làm theo hướng dẫn, chọn loại tài liệu và kết nối với nguồn dữ liệu đã chuẩn bị.
### Bước 4: “Biến hóa” văn bản với Merge Field
Chèn Merge Field (tên các cột trong nguồn dữ liệu) vào vị trí tương ứng trong văn bản. Ví dụ, chèn «Họ và tên» vào vị trí cần điền tên người nhận.
### Bước 5: “Phép màu” xảy ra: Xem trước và in ấn
Kiểm tra lại nội dung, thông tin đã chính xác chưa. Nếu ưng ý rồi thì “thả ga” in ấn hàng loạt thôi!
## Lưu ý khi sử dụng Mail Merge
- Đảm bảo nguồn dữ liệu chính xác, đầy đủ.
- Định dạng văn bản cẩn thận trước khi in.
- Nên lưu file văn bản và nguồn dữ liệu cùng một nơi cho dễ quản lý.
## Kết luận
Mail Merge trong Word 2013 quả là “cứu tinh” cho những ai thường xuyên phải làm việc với văn bản, tài liệu. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã có thể hô biến núi công việc thành “chuyện nhỏ như con thỏ”!
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các thủ thuật văn phòng hay mẹo vặt công nghệ thú vị khác, hãy ghé thăm website PlayZone Hà Nội hoặc liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 0372899999, email vuvanco.95@gmail.com hoặc đến trực tiếp địa chỉ 233 Cầu Giấy, Hà Nội. Đội ngũ PlayZone Hà Nội luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7!