“Chẳng ai muốn đi một mình, chẳng ai muốn đơn độc cả, nhất là khi “chinh chiến” với những bài văn bản dài ngoằng,” – Câu nói quen thuộc ấy dường như được “lồng ghép” vào chức năng Track Changes trong Word. Bạn đang cần một “người đồng hành” để kiểm tra, sửa chữa những lỗi sai trong văn bản, một “người giữ sổ sách” ghi lại từng chỉnh sửa, một “người hướng dẫn” chỉ ra những thay đổi, bổ sung? Track Changes sẽ là “người bạn đồng hành” đáng tin cậy.
Track Changes là gì?
Track Changes là một tính năng trong Microsoft Word giúp bạn theo dõi tất cả các thay đổi được thực hiện trong một tài liệu. Nó hoạt động như một bản ghi tất cả các chỉnh sửa, xóa, thêm hoặc di chuyển văn bản, giúp bạn dễ dàng theo dõi ai đã thay đổi gì và khi nào.
Tại sao nên sử dụng Track Changes?
Bạn có thể tưởng tượng tình huống bạn đang soạn thảo một văn bản quan trọng và cần nhiều người cùng góp ý, chỉnh sửa. Nếu không có công cụ nào hỗ trợ, việc kiểm tra từng bản sửa lỗi sẽ trở nên rối ren và mất thời gian. Track Changes chính là “cứu tinh” trong những trường hợp này.
Hướng dẫn sử dụng Track Changes trong Word
Bật/tắt chức năng Track Changes
- Bật Track Changes: Chọn “Review” -> “Track Changes”.
Chỉnh sửa văn bản
- Thêm/Xóa văn bản: Viết thêm văn bản hoặc xóa đi những phần văn bản bạn muốn thay đổi. Những thay đổi này sẽ được hiển thị bằng màu sắc khác biệt so với văn bản gốc.
- Chỉnh sửa chính tả và ngữ pháp: Sử dụng chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word, những lỗi sai sẽ được đánh dấu và bạn có thể sửa chúng trực tiếp.
Xem và quản lý các thay đổi
- Hiển thị/ẩn các thay đổi: Chọn “Review” -> “Show Markup” -> “All Markup” để hiển thị tất cả các thay đổi. Hoặc chọn “No Markup” để ẩn.
- Chọn cách hiển thị các thay đổi: Bạn có thể chọn hiển thị các thay đổi theo kiểu “Simple Markup”, “All Markup”, “Original”, “Final” hoặc “Combined” để phù hợp với nhu cầu của mình.
- Chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi:
- Chọn “Accept” hoặc “Reject” trong mục “Changes” để chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi.
- Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi riêng lẻ hoặc tất cả các thay đổi trong cùng một lúc.
Lưu ý
- Luôn đảm bảo đã bật chức năng “Track Changes” trước khi bắt đầu sửa đổi văn bản.
- Sử dụng các phím tắt (Ctrl+Shift+E) để nhanh chóng bật/tắt chức năng “Track Changes”.
Câu hỏi thường gặp
- Làm thế nào để sử dụng Track Changes cho nhiều người cùng chỉnh sửa?
- Bạn có thể chia sẻ tài liệu Word với những người khác cùng chỉnh sửa. Sau khi mọi người hoàn thành, bạn có thể xem và quản lý các thay đổi một cách dễ dàng.
- Làm thế nào để ẩn các thay đổi của người khác?
- Bạn có thể sử dụng tính năng “Show Markup” để ẩn các thay đổi của những người khác, chỉ hiển thị văn bản đã được chỉnh sửa.
- Làm thế nào để xóa toàn bộ các thay đổi?
- Chọn “Review” -> “Accept All Changes”.
Truyền thuyết về Track Changes
Nghe đồn, từ xa xưa, Track Changes là một phép thuật giúp lưu giữ những lời “thần chú” của các nhà sư cổ đại, những lời “thần chú” ấy mang ý nghĩa thay đổi, sửa chữa, cải thiện. Những lời “thần chú” này được ghi lại trên những tấm bia đá, mỗi lần sửa chữa lại được khắc lên bia đá, tạo thành những dấu vết như những “đường nét” của Track Changes.
Kết luận
Track Changes là công cụ hữu ích giúp bạn quản lý các thay đổi trong văn bản một cách hiệu quả. Bằng việc sử dụng tính năng này, bạn có thể theo dõi, quản lý, và kiểm tra những thay đổi được thực hiện trong văn bản, đảm bảo độ chính xác và hiệu quả trong công việc của mình.
Hãy thử sử dụng Track Changes ngay hôm nay để trải nghiệm “cảm giác” tuyệt vời của việc “chinh chiến” văn bản một cách thông minh!
Hãy chia sẻ bài viết này với bạn bè và đồng nghiệp để cùng nhau khám phá những bí mật của Track Changes nhé!