“Của đáng tội, người đáng thương”, công việc bận rộn, ngày nào cũng phải chạy ngược chạy xuôi, việc chấm công cũng phải làm cho cẩn thận, kẻo “lỡ” mất quyền lợi của mình. Vậy bạn đã biết cách tạo bảng chấm công chưa? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tạo bảng chấm công hiệu quả.
Ý Nghĩa Của Bảng Chấm Công
Bảng chấm công là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp:
- Theo dõi giờ làm việc: Giúp nắm bắt chính xác thời gian làm việc của từng nhân viên, từ đó tính toán lương bổng, thưởng phạt một cách chính xác.
- Kiểm soát công việc: Giúp giám sát năng suất lao động, hiệu quả công việc của nhân viên, phát hiện những vấn đề cần giải quyết.
- Lưu trữ thông tin: Là bằng chứng ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, phục vụ cho việc giải quyết các tranh chấp, khiếu nại liên quan đến thời gian làm việc.
Cách Tạo Bảng Chấm Công Hiệu Quả
1. Xác định Mục Đích Và Thông Tin Cần Ghi
Trước khi tạo bảng chấm công, bạn cần xác định rõ mục đích sử dụng bảng chấm công để lựa chọn thông tin cần ghi cho phù hợp. Thông thường, bảng chấm công sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như:
- Tên nhân viên: Họ và tên đầy đủ của nhân viên.
- Chức danh: Chức vụ hoặc vị trí công việc của nhân viên.
- Ngày: Ngày làm việc.
- Giờ vào: Giờ bắt đầu làm việc.
- Giờ ra: Giờ kết thúc làm việc.
- Tổng giờ làm: Tổng thời gian làm việc trong ngày.
- Ghi chú: Ghi chú các thông tin liên quan đến việc chấm công, ví dụ: đi muộn, về sớm, nghỉ phép,…
2. Lựa Chọn Cách Tạo Bảng Chấm Công
Hiện nay có rất nhiều cách tạo bảng chấm công, bạn có thể lựa chọn cách phù hợp nhất với nhu cầu và khả năng của mình:
- Tạo bảng chấm công bằng tay: Cách làm này đơn giản, dễ thực hiện, nhưng dễ xảy ra sai sót, mất thời gian.
- Tạo bảng chấm công bằng Excel: Sử dụng phần mềm Excel để tạo bảng chấm công, tiện lợi, dễ sử dụng, có thể tính toán tự động, nhưng đòi hỏi người dùng phải có kiến thức cơ bản về Excel.
- Sử dụng phần mềm chấm công: Có nhiều phần mềm chấm công hiện đại trên thị trường, giúp tự động ghi nhận, xử lý thông tin, tính toán lương bổng, thống kê báo cáo,… Tuy nhiên, chi phí sử dụng phần mềm khá cao.
3. Xây Dựng Bảng Chấm Công Theo Quy Định
Để đảm bảo tính chính xác, khách quan, bạn cần xây dựng bảng chấm công theo quy định của pháp luật về lao động.
Theo Luật Lao động 2012, giờ làm việc của người lao động được tính như sau:
- Giờ làm việc bình thường: Từ 08 giờ 00 đến 17 giờ 00 mỗi ngày, nghỉ trưa 1 giờ (từ 12 giờ 00 đến 13 giờ 00).
- Giờ làm việc ngoài giờ: Giờ làm việc vượt quá giờ làm việc bình thường.
Lưu ý:
- Giờ làm việc: Thời gian thực tế nhân viên làm việc tại công ty, không tính thời gian nghỉ trưa, nghỉ phép, nghỉ bệnh.
- Giờ nghỉ: Thời gian nghỉ trưa, nghỉ phép, nghỉ bệnh,…
4. Kiểm Tra Và Cập Nhật Bảng Chấm Công Thường Xuyên
Sau khi tạo bảng chấm công, bạn cần kiểm tra và cập nhật thông tin thường xuyên để đảm bảo tính chính xác, kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.
Lưu ý:
- Kiểm tra tính chính xác của thông tin: Đảm bảo thông tin trên bảng chấm công chính xác với thời gian thực tế nhân viên làm việc.
- Cập nhật thông tin kịp thời: Cập nhật thông tin về thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ bệnh,… của nhân viên một cách thường xuyên.
- Lưu trữ bảng chấm công: Bảo quản bảng chấm công cẩn thận để phục vụ cho việc tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
Lưu Ý Khi Tạo Bảng Chấm Công
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu: Bảng chấm công nên sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu để mọi người dễ dàng nắm bắt thông tin.
- Tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành: Nếu sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành, cần giải thích rõ ràng để tránh gây hiểu nhầm.
- Sử dụng các phần mềm hỗ trợ: Nên sử dụng các phần mềm hỗ trợ để tạo bảng chấm công, giúp tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
Ví Dụ Về Bảng Chấm Công
Ví dụ về bảng chấm công
Kêu Gọi Hành Động
Bạn có thắc mắc gì về cách tạo bảng chấm công? Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0372899999, email: vuvanco.95@gmail.com hoặc đến địa chỉ: 233 Cầu Giấy, Hà Nội. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!