Hướng dẫn cách chia cột trong Excel: Từ cơ bản đến nâng cao

“Chia cột trong Excel” nghe có vẻ “đơn giản như đi chợ”, nhưng thực tế lại ẩn chứa vô số bí mật mà không phải ai cũng biết. Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống cần chia một cột dữ liệu thành nhiều cột nhỏ hơn, hoặc muốn sắp xếp dữ liệu cho gọn gàng, dễ nhìn hơn? Hay đơn giản là bạn muốn tách biệt thông tin trong một cột, chẳng hạn như tách địa chỉ thành số nhà, đường phố và quận?

1. Chia cột bằng cách sử dụng Text to Columns

“Text to Columns” là một công cụ vô cùng hữu hiệu trong việc chia cột dữ liệu trong Excel, “được ví như một thanh kiếm sắc bén”, giúp bạn dễ dàng “phân chia” thông tin theo ý muốn. Bạn có thể “chia cột” dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như dấu cách, dấu chấm phẩy, dấu gạch ngang, v.v.

1.1 Cách sử dụng Text to Columns

Bước 1: Chọn cột dữ liệu bạn muốn chia.

Bước 2: Vào tab Data, chọn Text to Columns.

Bước 3: Trong cửa sổ Text to Columns Wizard, chọn Delimited, sau đó click Next.

Bước 4: Chọn loại dấu phân cách, ví dụ như dấu cách, dấu chấm phẩy, dấu gạch ngang,… Bạn có thể thử chọn từng loại dấu phân cách để xem kết quả phù hợp nhất.

Bước 5: Click Next, sau đó chọn vị trí muốn lưu trữ dữ liệu đã chia cột và click Finish.

2. Chia cột bằng cách sử dụng hàm LEFT, RIGHT, MID

Nếu bạn cần chia cột theo một quy luật cụ thể hoặc muốn “lấy” một phần thông tin từ cột dữ liệu, hàm LEFT, RIGHT, MID là những “vũ khí lợi hại” mà bạn cần biết.

2.1 Hàm LEFT

Hàm LEFT giúp lấy ra một số ký tự đầu tiên từ một chuỗi văn bản. Cú pháp của hàm LEFT:

=LEFT(text, [num_chars])

Ví dụ: Bạn muốn lấy ra 5 ký tự đầu tiên của một chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng công thức: =LEFT(A1, 5)

2.2 Hàm RIGHT

Hàm RIGHT giúp lấy ra một số ký tự cuối cùng từ một chuỗi văn bản. Cú pháp của hàm RIGHT:

=RIGHT(text, [num_chars])

Ví dụ: Bạn muốn lấy ra 3 ký tự cuối cùng của một chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng công thức: =RIGHT(A1, 3)

2.3 Hàm MID

Hàm MID giúp lấy ra một chuỗi ký tự nằm giữa một chuỗi văn bản. Cú pháp của hàm MID:

=MID(text, start_num, num_chars)

Ví dụ: Bạn muốn lấy ra 4 ký tự bắt đầu từ ký tự thứ 3 trong một chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng công thức: =MID(A1, 3, 4)

3. Chia cột bằng cách sử dụng Flash Fill

“Flash Fill” là một tính năng “thần kỳ” của Excel, giúp bạn “đoán” ý định của bạn và tự động “chia cột” dựa trên những thông tin bạn đã nhập vào. Tính năng này rất hữu ích trong việc chia cột dữ liệu có cấu trúc tương tự nhau.

3.1 Cách sử dụng Flash Fill

Bước 1: Nhập một vài giá trị “mẫu” vào cột mới, tương ứng với cách chia cột bạn muốn.

Bước 2: Excel sẽ tự động “đoán” ý định của bạn và hoàn thành việc chia cột cho toàn bộ dữ liệu.

4. Lưu ý khi chia cột trong Excel

Để “chia cột” một cách hiệu quả và chính xác, bạn cần lưu ý một số điều:

Xác định rõ ràng tiêu chí chia cột, chẳng hạn như dấu phân cách, vị trí ký tự,…
Sử dụng đúng công cụ chia cột phù hợp với nhu cầu của bạn, chẳng hạn như Text to Columns, hàm LEFT, RIGHT, MID hay Flash Fill.
Kiểm tra kỹ kết quả sau khi chia cột, đảm bảo dữ liệu đã được chia đúng theo ý muốn của bạn.
Có thể “kết hợp” các công cụ chia cột để đạt được kết quả tối ưu.

5. Gợi ý bài viết khác

Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác trên website “PlayZone Hà Nội” để nâng cao kỹ năng sử dụng Excel:

6. Liên hệ hỗ trợ

Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình chia cột trong Excel, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Số Điện Thoại: 0372899999, Email: [email protected] Hoặc đến địa chỉ: 233 Cầu Giấy, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7, sẵn sàng “giúp đỡ” bạn!