PlayZone Hà Nội

Hướng dẫn chạy mail merge chi tiết từ A đến Z cho người mới bắt đầu

trong

—

bởi

vuvanco95

“Chín người mười ý”, gửi email cho cả list khách hàng với nội dung na ná nhau mà gõ tay từng cái thì đúng là “ôm cây đợi thỏ”. May thay, chúng ta có “vũ khí bí mật” mang tên Mail Merge. Nghe xịn xò vậy thôi, chứ thực ra Mail Merge lại dễ dùng như “chuyện thường ngày ở huyện”. Nào, hãy cùng Playzone Hà Nội “bóc tem” bí kíp chạy mail merge siêu tốc, đơn giản như đan rổ nhé!

## Nắm bắt Mail Merge – “Phù Thủy” Email Marketing

### Mail Merge là gì mà “thần thánh” vậy?

Nói một cách “nôm na”, Mail Merge giống như việc bạn có một “con dấu thần kỳ”. Thay vì phải cặm cụi viết tay từng cái thiệp mời giống hệt nhau cho cả trăm người, bạn chỉ cần thiết kế một mẫu thiệp duy nhất, sau đó “đóng dấu” lên từng phong bì với thông tin cá nhân khác nhau. Mail Merge cũng vậy, nó giúp bạn:

  • Tạo một email mẫu duy nhất.
  • Chèn thông tin cá nhân (tên, địa chỉ, …) từ một nguồn dữ liệu (thường là file Excel).
  • Gửi email hàng loạt được cá nhân hóa đến danh sách người nhận “khủng” chỉ với vài cú click chuột.

gửi-email-hàng-loạt|Gửi email hàng loạt cho nhiều người nhận|A person is using a computer to send bulk emails to a list of recipients. The computer screen displays a progress bar indicating the status of the email sending process.>

### Lợi ích của Mail Merge: Tiết kiệm thời gian, “hốt bạc” hiệu quả

Không phải tự nhiên mà Mail Merge được các marketer “săn đón” ráo riết. “Bí kíp” này mang đến hàng tá lợi ích “cực phẩm” như:

  • Tiết kiệm thời gian, công sức: Thay vì “cày cuốc” gõ từng email, bạn chỉ cần tạo một email mẫu duy nhất và để Mail Merge “lo liệu” phần còn lại.
  • Tăng hiệu quả tiếp thị: Email cá nhân hóa giúp bạn “ghi điểm” với khách hàng, tăng tỷ lệ mở email và tương tác.
  • Chuyên nghiệp hóa hình ảnh thương hiệu: Gửi email hàng loạt chuyên nghiệp, đồng bộ giúp nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp.
  • Dễ dàng quản lý, theo dõi: Theo dõi hiệu quả chiến dịch email marketing dễ dàng hơn bao giờ hết.

Nghe hấp dẫn quá phải không nào? Vậy thì còn chần chừ gì nữa, “lên đồ” cùng Playzone Hà Nội “chiến” ngay với Hướng Dẫn Chạy Mail Merge chi tiết dưới đây!

## Hướng dẫn chạy Mail Merge trên Microsoft Word và Gmail

### Bước 1: Chuẩn bị “nguyên liệu”

  • Microsoft Word: “Chiến thần” soạn thảo văn bản quen thuộc.
  • Tài khoản Gmail: “Người đưa tin” đắc lực.
  • File Excel chứa danh sách người nhận: Đảm bảo file Excel có các cột tiêu đề rõ ràng (Họ tên, Email, …).

tạo-file-excel-danh-sách-người-nhận|Tạo file Excel danh sách người nhận với các cột tiêu đề rõ ràng|A spreadsheet program displaying a list of recipients with clear column headers such as “Name”, “Email”, “Company”, and “Phone number”.>

### Bước 2: Tạo email mẫu “chất như nước cất”

  • Mở Word và soạn thảo nội dung email mẫu như bình thường.
  • Sử dụng tính năng “Insert Merge Field” để chèn các trường thông tin từ file Excel (Họ tên, Email, …) vào vị trí tương ứng trong email.

### Bước 3: Kết nối file Excel với email mẫu

  • Vào tab “Mailings” trên thanh công cụ.
  • Chọn “Select Recipients” -> “Use an Existing List…” -> Chọn file Excel chứa danh sách người nhận.
  • Kiểm tra lại kết nối giữa email mẫu và file Excel bằng cách nhấp vào “Preview Results”.

### Bước 4: “Phóng” email hàng loạt và “hốt” kết quả

  • Nhấn vào “Finish & Merge” -> “Send Email Messages…”.
  • Chọn “To:” là cột “Email” trong file Excel.
  • Nhập tiêu đề email.
  • Cuối cùng, “bung lụa” thôi! Nhấn “Send” và chờ đợi kết quả “xuất sắc” từ chiến dịch email marketing của bạn.

## Những lưu ý khi chạy Mail Merge: “Né” lỗi như “né” COVID

  • Kiểm tra kỹ thông tin: “Cẩn tắc vô áy náy”, hãy kiểm tra kỹ thông tin trong file Excel và email mẫu trước khi gửi để tránh “bi kịch” gửi nhầm thông tin.
  • Gửi email test: Gửi thử email cho chính mình để kiểm tra lại bố cục, nội dung và các liên kết trước khi “ra trận” chính thức.
  • Tuân thủ chính sách của Gmail: Tránh gửi email hàng loạt quá số lượng cho phép để tránh bị Gmail “đánh dấu spam”.

## Mail Merge – “Cánh tay phải” đắc lực cho mọi ngành nghề

Không chỉ dành riêng cho marketer, Mail Merge còn là “trợ thủ” đắc lực cho nhiều ngành nghề khác nhau:

  • Giáo dục: Gửi thông báo, điểm thi cho học sinh, phụ huynh.
  • Nhân sự: Gửi thư mời phỏng vấn, thông báo kết quả tuyển dụng.
  • Bán hàng: Gửi báo giá, chương trình khuyến mãi đến khách hàng.

## Tạm kết

Với hướng dẫn chạy mail merge chi tiết từ A đến Z của PlayZone Hà Nội, hy vọng bạn đã tự tin hơn trong việc chinh phục “kỹ thuật” email marketing “thần thánh” này. Hãy áp dụng ngay và chia sẻ kết quả với chúng tôi nhé! Đừng quên ghé thăm PlayZone Hà Nội tại 233 Cầu Giấy, Hà Nội hoặc liên hệ hotline 0372899999 để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất. Chúc bạn thành công!