“Cái khó ló cái khôn”, bạn biết đấy, đời người đâu phải lúc nào cũng suôn sẻ. Ngày xưa, ông cha ta thường bảo “Viết thư tay” là cách thể hiện sự trân trọng, thể hiện tấm lòng. Nhưng thời đại công nghệ 4.0, việc gửi hàng loạt thư với nội dung gần giống nhau lại là nỗi ám ảnh của nhiều người. Lúc này, “Mail Merge” trong Word 2016 chính là “vị cứu tinh” cho bạn.

Mail Merge trong Word 2016 là gì?

Mail Merge là một tính năng vô cùng hữu ích của Word 2016, cho phép bạn tạo ra hàng loạt tài liệu, thư từ, email,… có nội dung gần giống nhau nhưng vẫn giữ được nét riêng biệt cho từng bản.

Ưu điểm của Mail Merge trong Word 2016

hướng dẫn trộn thư trong word 2016

Nói một cách dễ hiểu, bạn chỉ cần tạo một “mẫu thư” chung và một danh sách thông tin cần thay thế vào các trường dữ liệu. Sau đó, Mail Merge sẽ tự động tạo ra hàng loạt tài liệu hoàn chỉnh theo đúng thông tin đã nhập.

Ví dụ, bạn muốn gửi email chào mừng đến 100 khách hàng mới. Thay vì phải viết tay từng email, bạn chỉ cần tạo một mẫu email chung, sau đó nhập thông tin của 100 khách hàng vào danh sách. Mail Merge sẽ tự động tạo ra 100 email riêng biệt, mỗi email sẽ có nội dung tương tự nhưng chứa thông tin cá nhân của từng khách hàng.

Cách thực hiện Mail Merge trong Word 2016

---

Bí kíp để sử dụng Mail Merge trong Word 2016 không hề phức tạp. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tạo mẫu thư

• Mở Word 2016 và tạo một tài liệu mới.

• Viết nội dung chính của mẫu thư.

• Chèn các “trường dữ liệu” cần thay thế thông tin vào bằng cách click vào “Insert” -> “Quick Parts” -> “Field”.

• Ví dụ:

  • Trường “Tên” bạn có thể chèn bằng cách chọn “Tên” trong danh sách các trường.
  • Trường “Địa chỉ” bạn có thể chèn bằng cách chọn “Địa chỉ” trong danh sách.

Bước 2: Tạo danh sách thông tin

• Mở Excel và tạo bảng danh sách thông tin cần thay thế vào các trường dữ liệu.
• Mỗi hàng trong bảng sẽ là thông tin của một người, ví dụ: Tên, Địa chỉ, Email,…
• Lưu ý: Tên cột trong bảng Excel phải trùng với tên trường dữ liệu trong Word.

Bước 3: Trộn thư

• Trở lại Word, click vào “Mailings” -> “Start Mail Merge” -> “Step-by-Step Mail Merge Wizard”.
• Chọn loại tài liệu bạn muốn tạo (ví dụ: Thư, Email,…)
• Chọn nguồn dữ liệu là bảng Excel đã tạo.
• Chọn các trường dữ liệu cần sử dụng.
• Kiểm tra lại mẫu thư và xem trước kết quả.
• Click vào “Finish & Merge” để tạo ra các tài liệu hoàn chỉnh.

Một số lưu ý khi sử dụng Mail Merge trong Word 2016

• Hãy chắc chắn rằng tên cột trong Excel và tên trường dữ liệu trong Word phải trùng nhau.
• Kiểm tra lại mẫu thư và xem trước kết quả trước khi tạo ra các tài liệu hoàn chỉnh.
• Sử dụng các hàm trong Excel để tạo ra các trường dữ liệu động, ví dụ như tạo ra số thứ tự tự động.

Câu chuyện về Mail Merge

Trong một công ty nhỏ, có một nhân viên làm việc chăm chỉ nhưng luôn bị vướng mắc bởi công việc gửi thư mời khách hàng. Cứ mỗi lần có chương trình khuyến mãi mới, anh ta lại phải mất cả buổi chiều để viết tay từng lá thư. Đến một ngày, sếp anh ta đã giới thiệu cho anh ta tính năng Mail Merge trong Word 2016. Nhờ Mail Merge, anh ta chỉ mất vài phút để tạo ra hàng trăm lá thư mời cho khách hàng, giúp công ty tiết kiệm thời gian và công sức.

Mail Merge và tâm linh

Người xưa có câu “Có thờ có thiêng, có kiêng có lành”. Trong cuộc sống, việc sử dụng công nghệ thông tin là cần thiết nhưng hãy nhớ rằng, hãy sử dụng nó một cách hợp lý, không nên lạm dụng. Hãy dành thời gian để đọc sách, viết thư tay, giao tiếp trực tiếp với mọi người để tăng cường mối quan hệ xã hội và giữ gìn những giá trị truyền thống tốt đẹp.

Khi cần hỗ trợ hãy liên hệ:

Số Điện Thoại: 0372899999
Email: vuvanco.95@gmail.com
Địa chỉ: 233 Cầu Giấy, Hà Nội

Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7.