“Cây muốn lặng mà gió chẳng dừng”, dự án muốn thành công mà tiến độ lại lung tung thì đúng là “Công cốc”! Bạn đang đau đầu vì phải quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả? Project 2016 chính là “cứu tinh” cho bạn đấy! Bài viết này sẽ giúp bạn “thuần phục” công cụ này và lập ra tiến độ “chuẩn chỉnh” cho dự án của mình.
Project 2016 Là Gì?
Project 2016 là phần mềm quản lý dự án thuộc bộ Microsoft Office, hỗ trợ lên kế hoạch, quản lý và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả. Nó giúp bạn “sắp xếp” công việc, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và kiểm soát chi phí dự án một cách dễ dàng.
Hướng Dẫn Lập Tiến Độ Dự Án Bằng Project 2016
Để lập tiến độ dự án bằng Project 2016, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tạo Dự Án Mới
- Mở Project 2016 và chọn “Blank Project”.
- Nhập tên dự án và ngày bắt đầu, ngày kết thúc dự án.
- Chọn “Create” để tạo dự án mới.
Bước 2: Thêm Các Nhiệm Vụ Vào Dự Án
- Nhập tên nhiệm vụ vào ô “Task Name”.
- Xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ (Duration) và chọn đơn vị thời gian (Days, Weeks, Months…).
- Chọn ngày bắt đầu (Start Date) và ngày kết thúc (Finish Date) cho mỗi nhiệm vụ.
Bước 3: Phân Bổ Nguồn Lực
- Chọn tab “Resource”.
- Nhấp vào “Add Resource” để thêm nguồn lực cho dự án.
- Gán nguồn lực cho mỗi nhiệm vụ bằng cách chọn tab “Resource” và “Assign Resources”.
- Xác định mức độ tham gia của mỗi nguồn lực cho từng nhiệm vụ.
Bước 4: Theo Dõi Tiến Độ Dự Án
- Sử dụng biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ.
- Nhấp vào “Task View” để xem danh sách nhiệm vụ và tình trạng hoàn thành.
- Chọn tab “Project” và “Track Progress” để cập nhật tiến độ thực tế.
Bước 5: Tạo Báo Cáo
- Chọn tab “Report” để tạo các báo cáo về tiến độ dự án.
- Chọn “Task Usage” để tạo báo cáo về thời gian sử dụng của mỗi nguồn lực.
- Chọn “Resource Usage” để tạo báo cáo về mức độ tham gia của mỗi nguồn lực vào dự án.
Lưu Ý Khi Lập Tiến Độ Bằng Project 2016
- Dự kiến thời gian thực hiện chính xác: Hãy “ước lượng” thời gian thực hiện cho mỗi nhiệm vụ một cách “chính xác”, để tránh trường hợp “dự án chậm trễ”.
- Phân bổ nguồn lực hợp lý: “Sắp xếp” nguồn lực cho mỗi nhiệm vụ sao cho phù hợp, tránh “quá tải” hoặc “thiếu nguồn lực”.
- Cập nhật tiến độ thường xuyên: “Theo dõi” tiến độ dự án thường xuyên để “kịp thời” điều chỉnh kế hoạch.
- Sử dụng Project 2016 hiệu quả: Hãy “tận dụng” tối đa các tính năng của Project 2016 để quản lý dự án hiệu quả hơn.
Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Tiến Độ Dự Án
Để nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ dự án, bạn có thể sử dụng một số mẹo sau:
- Thực hiện “phân tích rủi ro”: “Đánh giá” các rủi ro có thể xảy ra trong dự án và đưa ra phương án xử lý.
- Sử dụng công cụ quản lý dự án trực tuyến: “Kết nối” với các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng, theo dõi tiến độ và giao tiếp hiệu quả.
- Thực hiện “nhận thức về tâm linh”: “Tâm linh” là yếu tố “quan trọng” giúp bạn “tập trung”, “thăng hoa” và “tìm ra nguồn năng lượng” để “thành công” trong dự án.
Câu Hỏi Thường Gặp
- Làm sao để tạo biểu đồ Gantt trong Project 2016?
- Chọn “View” và “Gantt Chart”.
- Làm sao để thêm các cột vào bảng nhiệm vụ?
- Nhấp chuột phải vào tiêu đề cột và chọn “Insert Column”.
- Làm sao để thay đổi đơn vị thời gian trong Project 2016?
- Chọn “File” và “Options” > “Schedule”. Chọn đơn vị thời gian mong muốn.
- Làm sao để in báo cáo Project 2016?
- Chọn “File” và “Print”.
Kết Luận
“Lập kế hoạch” là “chìa khóa” để “thành công” trong mọi dự án. Sử dụng Project 2016 một cách hiệu quả sẽ giúp bạn “kiểm soát” tiến độ, “phân bổ” nguồn lực và “theo dõi” dự án một cách “tối ưu”, đưa dự án của bạn đi đến “thành công”.
Biểu đồ Gantt trong Project 2016
Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ thêm về quản lý dự án bằng Project 2016. Chúc bạn thành công!