“Cái khó ló cái khôn” – câu tục ngữ này quả thật chẳng sai khi nói về việc sử dụng SharePoint. Bạn đã từng nghe đến SharePoint, nhưng lại bỡ ngỡ và không biết bắt đầu từ đâu? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ là “cẩm nang” giúp bạn chinh phục SharePoint một cách dễ dàng!
SharePoint Là Gì?
SharePoint là một nền tảng phần mềm được phát triển bởi Microsoft, giúp các doanh nghiệp quản lý nội dung, hợp tác và chia sẻ thông tin hiệu quả. Nói một cách đơn giản, SharePoint là một “siêu thị” trực tuyến, nơi bạn có thể lưu trữ, chia sẻ, tổ chức và quản lý mọi thứ, từ tài liệu, hình ảnh, video đến các dự án, danh sách, lịch hẹn…
Tại Sao Nên Sử Dụng SharePoint?
SharePoint mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc nâng cao hiệu quả làm việc, tối ưu hóa quy trình, đến việc tăng cường kết nối và chia sẻ thông tin.
Ưu Điểm:
- Quản lý tập trung: Thay vì lưu trữ tài liệu trên máy tính cá nhân, SharePoint giúp tập trung mọi dữ liệu vào một kho lưu trữ duy nhất, dễ dàng truy cập và quản lý.
- Hợp tác hiệu quả: Cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa và cộng tác trên cùng một tài liệu, giúp các dự án được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Chia sẻ thông tin dễ dàng: Cho phép chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm hoặc toàn bộ công ty một cách dễ dàng và an toàn.
- Tăng cường bảo mật: Có hệ thống bảo mật mạnh mẽ, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép.
- Tích hợp với các ứng dụng khác: Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft như Office 365, Teams, giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
Hướng Dẫn Sử Dụng SharePoint Bước Bước
Để sử dụng SharePoint hiệu quả, bạn cần làm quen với các bước cơ bản sau:
Bước 1: Đăng nhập vào SharePoint
- Bạn có thể truy cập vào SharePoint thông qua đường link được cung cấp bởi công ty hoặc tổ chức của bạn.
- Nhập tài khoản và mật khẩu để đăng nhập.
Bước 2: Khám phá giao diện SharePoint
- Giao diện của SharePoint khá đơn giản và trực quan, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các chức năng cần thiết.
- Các chức năng chính bao gồm:
- Tài liệu: Nơi bạn có thể lưu trữ và quản lý các tài liệu như file Word, Excel, PowerPoint…
- Danh sách: Cho phép bạn tạo và quản lý các danh sách, bảng tính, nhiệm vụ, danh sách liên lạc…
- Trang web: Cho phép bạn tạo và quản lý các trang web nội bộ, blog, wiki…
- Dự án: Cho phép bạn quản lý các dự án, nhiệm vụ, thời gian biểu…
Bước 3: Tạo và quản lý tài liệu
- Để tạo tài liệu mới, bạn có thể nhấp vào nút “Tạo” và chọn loại tài liệu bạn muốn tạo.
- Để quản lý tài liệu, bạn có thể sử dụng các chức năng như:
- Tìm kiếm: Tìm kiếm tài liệu theo tên, nội dung, tác giả…
- Sắp xếp: Sắp xếp tài liệu theo ngày tạo, tên, tác giả…
- Chia sẻ: Chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm hoặc toàn bộ công ty.
- Cập nhật: Cập nhật nội dung tài liệu, thêm hoặc xóa thông tin.
Bước 4: Tạo và quản lý danh sách
- Để tạo danh sách mới, bạn có thể nhấp vào nút “Tạo” và chọn loại danh sách bạn muốn tạo.
- Để quản lý danh sách, bạn có thể sử dụng các chức năng như:
- Thêm mục: Thêm các mục mới vào danh sách.
- Sửa mục: Sửa thông tin các mục đã có trong danh sách.
- Xóa mục: Xóa các mục không cần thiết khỏi danh sách.
- Sắp xếp: Sắp xếp các mục theo thứ tự mong muốn.
Bước 5: Sử dụng các chức năng nâng cao
- SharePoint cung cấp nhiều chức năng nâng cao như:
- Công cụ hợp tác: Cho phép bạn sử dụng các tính năng như chat, video call, email… để hợp tác với đồng nghiệp.
- Chức năng tự động hóa: Giúp bạn tự động hóa các quy trình như phê duyệt, thông báo, nhắc nhở…
- Thống kê và báo cáo: Cho phép bạn theo dõi hiệu suất công việc, tạo các báo cáo chi tiết…
Lưu Ý Khi Sử Dụng SharePoint
- Học hỏi và thực hành: SharePoint có nhiều tính năng, bạn cần dành thời gian để học hỏi và thực hành để sử dụng hiệu quả.
- Tuân thủ chính sách: Hãy tuân thủ các chính sách bảo mật và sử dụng SharePoint theo đúng quy định của công ty hoặc tổ chức.
- Cập nhật liên tục: SharePoint thường xuyên được cập nhật thêm các tính năng mới, bạn nên cập nhật phiên bản mới nhất để sử dụng đầy đủ các chức năng của SharePoint.
Nâng Cao Hiệu Quả Sử Dụng SharePoint
- Kết hợp với các ứng dụng khác: Tích hợp SharePoint với các ứng dụng khác như Office 365, Teams… để nâng cao hiệu quả làm việc.
- Tận dụng các giải pháp tùy chỉnh: Bạn có thể sử dụng các giải pháp tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
- Tham khảo chuyên gia: Hãy tìm kiếm sự hỗ trợ từ chuyên gia nếu bạn gặp phải vấn đề trong quá trình sử dụng SharePoint.
Kết Luận
SharePoint là một công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp quản lý thông tin, hợp tác hiệu quả. Hy vọng với những hướng dẫn trên, bạn đã có những kiến thức cơ bản về SharePoint và tự tin sử dụng công cụ này để nâng cao hiệu quả làm việc.
Bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về SharePoint? Hãy để lại bình luận bên dưới để chúng tôi giải đáp!