“Biết thì thưa thốt, không biết thì dựa cột mà nghe!” – Câu tục ngữ ấy quả không sai chút nào, nhất là trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay. Hôm nay, Playzone Hà Nội sẽ cùng bạn chinh phục “vùng đất mới” mang tên SharePoint Online – “bảo bối” giúp cho việc cộng tác và quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
SharePoint Online là gì? Lợi ích khi sử dụng SharePoint Online
Bạn có bao giờ tưởng tượng một không gian online, nơi bạn có thể chia sẻ tài liệu, cộng tác với đồng nghiệp trên cùng một file, mà không cần phải gửi email qua lại, loay hoay với hàng tá phiên bản khác nhau? Đó chính là SharePoint Online!
Giao diện SharePoint Online
Được ví như “trái tim” của Office 365, SharePoint Online là nền tảng dịch vụ đám mây do Microsoft phát triển, cho phép bạn:
- Lưu trữ và quản lý tài liệu trực tuyến: Nói lời tạm biệt với những chồng giấy tờ ngổn ngang và những chiếc USB “lưu linh tinh”! Với SharePoint Online, mọi dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ an toàn trên hệ thống đám mây, dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
- Cộng tác hiệu quả: Tưởng tượng bạn và đồng nghiệp có thể cùng chỉnh sửa một tài liệu trong thời gian thực, theo dõi mọi thay đổi và góp ý cho nhau một cách dễ dàng. SharePoint Online biến điều đó thành hiện thực, giúp công việc nhóm của bạn “trơn tru” hơn bao giờ hết.
- Tạo trang nội bộ: Bạn muốn tạo một trang thông tin nội bộ cho công ty, phòng ban hoặc dự án của mình? SharePoint Online cung cấp các công cụ để bạn dễ dàng thiết kế và quản lý trang web theo ý muốn, mà không cần phải là một chuyên gia IT.
Hướng dẫn sử dụng SharePoint Online từ A đến Z
Làm quen với giao diện
Bước đầu tiên luôn là bước khó khăn nhất, nhưng đừng lo, giao diện SharePoint Online rất thân thiện và dễ sử dụng.
Tạo thư mục trên SharePoint Online
Dưới đây là một số thành phần chính:
- Trang chủ: Nơi hiển thị các site bạn thường xuyên truy cập, tài liệu gần đây và các thông báo mới nhất.
- Site: Không gian làm việc chung cho một nhóm, dự án hoặc phòng ban, nơi bạn có thể tạo các thư viện tài liệu, danh sách, ứng dụng và nhiều hơn thế nữa.
- Thư viện tài liệu: Nơi bạn lưu trữ, quản lý và chia sẻ các loại file khác nhau, từ tài liệu Word, Excel, PowerPoint đến hình ảnh, video…
Tải lên và chia sẻ tài liệu
Việc tải lên và chia sẻ tài liệu trên SharePoint Online dễ như ăn kẹo!
Bạn chỉ cần kéo và thả file vào thư mục mong muốn, hoặc sử dụng chức năng “Tải lên” (Upload) có sẵn. Để chia sẻ, bạn có thể tạo đường dẫn liên kết (link) đến tài liệu hoặc chia sẻ trực tiếp cho người dùng cụ thể.
Cộng tác trên tài liệu
Bạn muốn chỉnh sửa tài liệu cùng lúc với đồng nghiệp? SharePoint Online cho phép bạn làm điều đó một cách dễ dàng với tính năng đồng tác giả (co-authoring). Mọi thay đổi sẽ được lưu tự động và hiển thị trong thời gian thực, giúp bạn theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả.
Mẹo nhỏ cho người mới bắt đầu
- Tham gia các khóa học trực tuyến: Microsoft cung cấp rất nhiều khóa học trực tuyến miễn phí về SharePoint Online, giúp bạn nhanh chóng nắm bắt các kiến thức cơ bản và nâng cao.
- Khám phá các mẫu có sẵn: SharePoint Online cung cấp sẵn nhiều mẫu site, thư viện tài liệu và danh sách, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc thiết lập.
- Đừng ngại thử nghiệm: SharePoint Online có rất nhiều tính năng hữu ích đang chờ bạn khám phá. Đừng ngại thử nghiệm và tìm ra những cách thức sử dụng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Kết luận
SharePoint Online – “Vũ khí bí mật” cho doanh nghiệp thời đại số. Từ việc quản lý tài liệu, cộng tác hiệu quả đến xây dựng mạng lưới nội bộ, SharePoint Online mang đến giải pháp toàn diện, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Bạn đã sẵn sàng để khám phá sức mạnh của SharePoint Online? Hãy liên hệ với PlayZone Hà Nội qua số điện thoại: 0372899999, email: vuvanco.95@gmail.com hoặc ghé thăm văn phòng của chúng tôi tại 233 Cầu Giấy, Hà Nội để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!